Dal prossimo 3 novembre 2014 le mancate annotazioni di determinate informazioni sulla carta di circolazione verranno pesantemente sanzionate. Stiamo parlando, infatti, di sanzioni nell’ordine di 705 euro alle quali aggiungere la ben più pesante conseguenza del ritiro della carta di circolazione.

È questo il risultato delle modifiche apportate al nuovo codice della strada (in particolare all’articolo 94 comma 4-bis) dalla legge n.120/2010 e regolate dal decreto ministeriale entrato in vigore il 7 dicembre 2012, ma che diventeranno appunto operative solo dal prossimo 3 novembre in occasione della definizione delle relative procedure informatiche.

L’unica (magra) consolazione è che, almeno, le nuove disposizioni non avranno effetto retroattivo nel senso che, come precisato dalla circolare del Ministero delle Infrastrutture dei Trasporti. n.15513 del 10 luglio 2014, emanata a quasi due anni di distanza dalle modifiche sopra richiamate, dovranno annotarsi solamente gli utilizzi di veicoli disposti a decorrere dal 3 novembre 2014 e non anche quelli pregressi pur in corso alla predetta data.

Ma vediamo bene di cosa si tratta.

Il richiamato co.4-bis art.94 del codice della strada dispone l’obbligo di annotazione sulle carte di circolazione dei mezzi di trasporto che sono nella disponibilità di un soggetto diverso dall’intestatario per periodi superiori a 30 giorni, del nominativo dell’utilizzatore del veicolo e della scadenza temporale dell’utilizzo stesso. E per chi è intestatario, l’obbligo di registrazione e annotazione delle variazioni intervenute nella denominazione o, se persona fisica nelle sue “generalità” (prevalentemente il cambio del luogo di residenza).

Con la richiamata circolare n.15513 sono stati quindi chiariti molti dubbi in merito alle fattispecie sopra indicate, anche in considerazione del fatto che dal prossimo 3 novembre, in coincidenza con il completamento delle procedure informatiche, scatteranno le sanzioni per la mancata osservanza dei predetti obblighi.

Una prima importante e preliminare precisazione fornita dalla circolare è che l’obbligo di annotare i dati sulla carta di circolazione e nell’Archivio Nazionale dei Veicoli riguarda gli atti posti in essere a decorrere dal 3 novembre 2014.

Per gli atti insorti tra il 7 dicembre 2012 e il 2 novembre 2014, quindi, si ha comunque la facoltà di provvedere all’aggiornamento dei dati ma l’eventuale omissione di tali annotazioni non darà luogo all’applicazione di sanzioni.

Tralasciando la parte del nuovo obbligo riferita alle variazioni anagrafiche, soffermiamoci invece sull’obbligo di annotazione nella carta di circolazione quando un soggetto abbia la temporanea disponibilità di un veicolo intestato a un terzo, per un periodo superiore a 30 giorni.

La circolare in particolare affronta diversi casi di intestazione temporanea di autoveicoli, motoveicoli e rimorchi, in particolare:

• a titolo di comodato
• in forza di provvedimento di custodia giudiziale
• nei casi di locazione senza conducente
• nei casi di locazione senza conducente di veicoli da destinare ai Corpi di Polizia Locale
• nei casi di intestazione di veicoli di proprietà di soggetti incapaci di agire
• nei casi di utilizzo di veicoli intestati al de cuius
• nei casi di utilizzo di veicoli con contatto “Rent to buy”
• nel caso di veicoli facenti parte del patrimonio di un Trust

Tra tutte le situazioni sopra evidenziate certamente una merita di essere evidenziata in considerazione della sua larga diffusione nel contesto della normale gestione delle imprese: ci riferiamo al comodato di veicoli aziendali in relazione ai quali la richiamata circolare n.15513 dedica un paragrafo specifico.

L’utilizzo di veicoli aziendali da parte dei dipendenti della stessa impresa è fenomeno certamente frequente. Rientrano peraltro nella disposizione normativa in commento tutti quei veicoli ricompresi nella disponibilità delle aziende in quanto acquisiti a titolo di proprietà ma anche nei casi di acquisto con patto di riservato dominio, con diritto di usufrutto, in forza di contratto di locazione finanziaria oppure di semplice locazione senza conducente.

Affinché trovino applicazione i citati obblighi di comunicazione occorre, tuttavia, che i veicoli vengano concessi dall’impresa ai propri dipendenti per un “periodo superiore a 30 giorni”. Ed è proprio la verifica di tale ultima condizione che richiede qualche ulteriore considerazione: la norma non precisa se i 30 giorni debbono essere consecutivi oppure anche non continuativi. L’utilizzo del termine “periodo”, peraltro, legittimerebbe l’interpretazione dell’utilizzo continuativo in quanto l’utilizzo sporadico del veicolo non determinerebbe l’esistenza di un “periodo”. Ma se così fosse, in quali termini e con quali modalità è verificabile questo utilizzo continuativo? Anche a fronte di una verifica sarebbe sufficiente affermare che non vi è un utilizzo continuativo e quindi uno stesso soggetto in relazione ad uno stesso veicolo dovrebbe essere sottoposto a verifiche multiple in tempi brevi al fine di poter contestare la violazione della mancata comunicazione.

Laddove invece si ammettesse anche l’utilizzo non continuativo ai fini dell’obbligo di comunicazione si arriverebbe ad una situazione poco gestibile sotto il profilo dell’esecuzione degli adempimenti, oltre che risultare presso che impossibile da verificare.

E’ peraltro vero che vi sono situazioni nelle quali risulta estremamente difficile dimostrare l’uso non continuativo. Si pensi alle imprese che offrono servizi presso le sedi dei propri clienti e che sottoscrivono contratti di noleggio full service o di leasing al fine di acquisire la disponibilità dei veicoli da assegnare ai propri dipendenti al fine di consentire loro di recarsi presso i clienti medesimi. In presenza di un numero di dipendenti “proporzionato” al numero di veicoli sarà ben difficile dimostrare che nell’arco di un anno non vi sia stato un utilizzo del veicolo per un periodo superiore a 30 giorni. È altrettanto vero, però, che se i dipendenti utilizzano i veicoli aziendali “a rotazione” sarà ben difficile che si verifichi un utilizzo continuativo del veicolo in capo al medesimo soggetto per più di 30 giorni.

Le situazione che invece certamente ricadono nell’obbligo di comunicazione sono quelle dove il veicolo viene assegnato al dipendente in forza di specifico contratto o accordo che prevede in molti casi anche l’utilizzo del veicolo stesso ai fini personali. In questo caso come si dice “carta canta” e quindi è certo che l’impresa dovrà attivarsi per comunicare il nominativo del dipendente al fine della sua annotazione sulla carta di circolazione.

In questo caso il comodante (legale rappresentante dell’impresa), su delega del comodatario (dipendente), dovrà presentare specifica istanza (sulla modulistica riportata nella circolare sopra citata) volta all’annotazione nell’Archivio Nazionale dei Veicoli e sulla carta di circolazione. A fronte di tale istanza viene rilasciata una attestazione di avvenuta annotazione nel citato Archivio Nazionale delle informazioni contenute nella dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà (che, precisa la circolare, non dovrà essere conservata sul veicolo).

Sul tema la Circolare n.15513 precisa che:

• nel caso di concessione in comodato di una pluralità di veicoli aziendali (ad esempio, nei casi delle cosiddette “flotte aziendali”) è possibile presentare un’unica istanza cumulativa
• nel caso in cui i veicoli aziendali siano nella disponibilità del comodante a titolo di leasing o di acquisto con patto di riservato dominio non occorre, per l’annotazione, il preventivo assenso del locatore o del venditore;
• nel caso in cui i veicoli aziendali siano nella disponibilità del comodante ma a titolo di locazione senza conducente (ad esempio, i cosiddetti “noleggi full rent”) ricorre la necessità del preventivo assenso scritto del locatore.

Tale procedura va applicata anche in caso di variazione delle annotazioni relative al medesimo comodatario, ivi compresa l’ipotesi di proroga del comodato, e nel caso in cui il veicolo torni nella piena disponibilità del comodante prima della scadenza del comodato.

Si consigli di rivolgersi alle agenzie ACI o alle agenzie di servizi automobilistici per porre in essere la procedura di annotazione.